Privacybeleid DocScreen

Ingangsdatum: [01-10-2024]

DocScreen B.V. (“DocScreen”, “wij”, “ons” of “onze”) respecteert uw privacy en spant zich in om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige Nederlandse wetgeving. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe wij ze verwerken.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

DocScreen B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt via de DocScreen-applicatie. Ons KvK-nummer is 94146063.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens om onze diensten te kunnen verlenen, waaronder:

• Identiteitsgegevens: voor- en achternaam, geboortedatum.
• Contactgegevens: e-mailadres.
• Authenticatie- en verificatiegegevens: kopie van ID, BSN (indien van toepassing), diploma-informatie (opgehaald via een directe koppeling met DUO), KVK-gegevens (nummer, vestigingsadres, SBI-code).
• Documenten: VOG-gegevens (zoals naam, geboortedatum en de status van bezwaren op specifieke codes).
• Gebruik en technische gegevens: inloggegevens en activiteit binnen de applicatie.

3. Doeleinden van gegevensverwerking

DocScreen verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Accountcreatie en beheer: het aanmaken en onderhouden van uw account.
• Verificatie van documenten: om uw documenten te valideren en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vereiste normen.
• Delen van geverifieerde documenten: u kunt geverifieerde documenten delen met Opdrachtgevers via de applicatie, na uw expliciete toestemming.
• Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan verplichtingen onder Nederlandse en Europese wet- en regelgeving.

4. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: om onze diensten aan u te kunnen leveren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het bewaren van gegevens in overeenstemming met de wettelijke bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang: zoals gegevensverwerking voor beveiligingsdoeleinden en ter voorkoming van fraude.
• Toestemming: indien nodig, zoals voor het delen van gegevens met Opdrachtgevers.

5. Delen van gegevens met derden

DocScreen deelt persoonsgegevens alleen met derden in de volgende gevallen:

• Opdrachtgevers: op initiatief en met expliciete toestemming van de gebruiker worden geverifieerde documenten gedeeld met Opdrachtgevers.
• Dienstverleners: zoals cloudserviceproviders (AWS) voor veilige opslag binnen Europa.
• Wettelijke verplichtingen: indien wij hiertoe verplicht zijn op basis van wet- en regelgeving of een gerechtelijk bevel.

Wij verstrekken geen gegevens aan derden voor commerciële doeleinden.

6. Bewaartermijn

DocScreen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

De bewaartermijnen zijn als volgt:

• Accountgegevens: worden bewaard zolang uw account actief is.
• Verificatiegegevens: worden bewaard voor de wettelijk vereiste termijn.
• Documenten: verlopen documenten worden na een bepaalde periode verwijderd uit de applicatie.

7. Beveiliging van uw gegevens

DocScreen neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en verwerking. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten versleuteling, beveiligde opslag op AWS-servers binnen Europa, en beperkte toegang tot persoonsgegevens.

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: u kunt verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben.
• Rectificatie: u kunt verzoeken om correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• Beperking van verwerking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Overdraagbaarheid: u heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Bezwaar maken: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@docscreen.nl. We streven ernaar om binnen een maand op uw verzoek te reageren, zoals vereist door de AVG.

9. Cookies en trackingtechnologieën

DocScreen gebruikt geen cookies of andere trackingtechnologieën voor marketingdoeleinden. Functionele cookies worden mogelijk gebruikt voor het functioneren van de applicatie. Indien van toepassing, wordt u hierover geïnformeerd bij het gebruik van de applicatie.

10. Wijzigingen in het privacybeleid

DocScreen behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Eventuele wijzigingen worden gepubliceerd via de applicatie of op onze website. Wij adviseren u om regelmatig het privacybeleid te raadplegen voor eventuele updates.

11. Contactgegevens

Voor vragen, verzoeken of klachten met betrekking tot uw privacy of ons privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: info@docscreen.nl

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door DocScreen, heeft u het recht om deze in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.